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Comment rédiger un bon de dépôt pour une monture ou des verres confiés en SAV ?

Ce modèle convient à un opticien indépendant qui reçoit une monture à réparer ou un verre à remplacer. Il fixe par écrit ce qui est confié, dans quel état et pour quelle intervention, puis sert de récépissé au client. Il ne remplace pas un avis juridique. Il prolonge la prise en charge et l'information du client.

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Modèle de bon de dépôt SAV

Numéro de dossier SAV (le même numéro que sur la pochette et dans le suivi)
Date et heure du dépôt
Nom et prénom du client
Téléphone et email (préciser le canal préféré pour être prévenu)
Monture confiée (marque, modèle, coloris, taille, référence si connue)
Verres confiés (type, traitement, correction, fournisseur si connu)
Date et numéro de la facture d'achat (à retrouver dans l'historique si le client ne l'a pas)
État constaté au dépôt (rayures, branche tordue, plaquettes usées, verres absents)
Demande du client (réparation, remplacement, ajustement, retour fournisseur)
Prise en charge envisagée (garantie, geste commercial, réparation payante, à déterminer)
Devis annoncé (montant estimé ou mention « sur devis après examen »)
Délai prévisible (date indicative de mise à disposition, marge comprise)
Paire de dépannage remise (oui ou non, description si oui)
Signature du client
Nom et signature de l'opticien
Date de retrait et signature à la remise (à compléter au retour du client)

Objet du dépôt

Le client confie au magasin l'équipement décrit ci-dessus en vue de l'intervention demandée. Le présent bon vaut récépissé de dépôt. Il est établi en deux exemplaires, l'un remis au client, l'autre conservé par le magasin avec le dossier de SAV. Toute modification de la demande initiale, par exemple l'ajout d'un remplacement de verres, fait l'objet d'une mention datée et signée par les deux parties.

État constaté au dépôt

L'état de l'équipement a été examiné en présence du client et décrit dans le champ prévu à cet effet. Les défauts déjà présents au dépôt ne pourront pas être reprochés au magasin à la remise. Des photographies peuvent être prises au moment du dépôt ; elles sont conservées dans le dossier de SAV. Le client reconnaît que certaines montures anciennes ou fragilisées peuvent se détériorer au cours d'une intervention pourtant conduite avec soin, ce dont il est informé avant toute manipulation.

Garantie et prise en charge

La prise en charge indiquée sur ce bon est celle envisagée au dépôt. Elle peut évoluer après examen de l'équipement par le magasin ou par le fournisseur, notamment si le défaut se révèle exclu de la garantie du fabricant. Dans ce cas, le magasin informe le client avant toute intervention facturée. Les conditions de garantie applicables sont celles du fournisseur et, le cas échéant, les garanties prévues par les textes en vigueur, à vérifier selon la situation.

Devis et accord du client

Aucune intervention payante n'est engagée sans l'accord du client sur un montant annoncé. Lorsque le montant ne peut pas être fixé au dépôt, le magasin établit un devis après examen et le soumet au client par le canal indiqué sur ce bon. En cas de refus, l'équipement est restitué en l'état, sans frais, sauf mention contraire connue du client avant le dépôt.

Délai et information du client

Le délai indiqué sur ce bon est prévisible et non contractuel ; il dépend notamment des délais du fournisseur ou de l'atelier et du transport. Le magasin s'engage à prévenir le client de la mise à disposition de l'équipement et de tout événement modifiant sensiblement le délai annoncé : pièce indisponible, retour fournisseur retardé, devis complémentaire nécessaire.

Retrait de l'équipement

L'équipement est remis au client sur présentation de ce bon ou d'une pièce justifiant de son identité, contre règlement du solde éventuel. Le client vérifie l'équipement au comptoir et bénéficie des derniers ajustements. Passé un délai raisonnable après l'avis de mise à disposition, le magasin relance le client par écrit ; les conditions de conservation prolongée relèvent des conditions générales du magasin, à vérifier selon les textes en vigueur.

Données et signatures

Les coordonnées recueillies servent uniquement au suivi du dossier de SAV et à l'information du client ; elles sont conservées le temps nécessaire à ce suivi et aux éventuelles réclamations, dans le respect des règles applicables à la protection des données, à vérifier selon les textes en vigueur. Le client et l'opticien signent ce bon au dépôt ; la remise est constatée par une seconde signature datée.

Date et signature
Date et signature

Comment utiliser ce modèle

  • Ce bon se remplit au comptoir, devant le client, avant que la monture ne quitte ses mains ; le champ d'état constaté et la demande sont les deux points à ne jamais laisser vides.
  • L'exemplaire du magasin reste dans la pochette du dossier jusqu'au retrait, puis s'archive avec la checklist de prise en charge et les échanges fournisseur.
  • Un cahier, un tableur ou un outil comme OptikSav reprend ensuite le numéro de dossier pour suivre l'avancement et prévenir le client ; le bon papier reste la preuve du dépôt.
  • Le coût de chaque dossier, temps de comptoir compris, peut être estimé avec le calculateur du coût réel d'un SAV proposé dans les ressources du site, ce qui aide à fixer une politique de gestes commerciaux cohérente.

Questions sur ce modèle

Un bon de dépôt est-il obligatoire pour une simple réparation ?
Il n'est pas question ici d'affirmer une obligation précise, à vérifier selon les textes en vigueur, mais l'écrit est dans tous les cas utile : il fixe l'état de départ, la demande et le prix annoncé, ce qui évite la plupart des litiges au retour.
Faut-il faire un bon de dépôt pour un ajustement immédiat au comptoir ?
Pour un resserrage ou un ajustement fait sur place en quelques minutes, un bon n'apporte rien. Dès que la monture reste au magasin ou part chez un fournisseur, le bon devient nécessaire, comme le rappelle l'article du blog sur les ajustements et petites réparations.
Que noter quand le client ne sait plus où il a acheté ses lunettes ?
Indiquez dans le champ facture que l'origine est inconnue et précisez que la garantie du fabricant ne pourra probablement pas être invoquée. La prise en charge devient alors une réparation payante ou un geste commercial, décidé en connaissance de cause.

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OptikSav suit le service après-vente des opticiens indépendants: montures, verres, garanties et retours fournisseurs.

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